SA (Pertemuan 3)

Formulir

Fungsi Formulir
•Menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi perusahaan,
•Merekam data transaksi bisnis perusahaan,
•Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk
tulisan,
•Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di dalam organisasi atau ke
organisasi lain.

Formulir dapat berupa KERTAS atau FORMULIR ELEKTRONIK.
Formulir kertas : secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir elektronik : Ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

Manfaat penggunaan formulir elektronik
1.Tidak pernah kehabisan formulir,
2.Tidak pernah ketinggalan zaman,
3.Ketidakefisienan formulir dapat dihindari,
4.Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah,
5.Kecepatan pengisian formulir,
6.Penangkapan data dilakukan sekali,
7.Tidak ada data yang mengambang,
8.Kemudahan dalam pengelolaan formulir.

Penggolongan formulir

MENURUT SUMBER :
•Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan,
•Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan,
•Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.

MENURUT TUJUAN PENGGUNAAN :
•Formulir yag dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan,
•Formulir yang digunakan untuk mencatat transaksi yang telah dilaksanakan.

Prinsip Dasar dalam desain formulir
1.Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir,
2.Hindari duplikasi dalam pengumpulan data,
3.Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin,
4.Masukkan unsur internal check dalam merancang formulir,
5.Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk
komunikasi dengan pihak luar,
6.Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi,
7.Beri nomor untuk identifikasi formulir,
8.Untuk formulir lebar, cantumkan nomor garis pada sisi kiri dan kanan,
9.Pencetakan garis pada formulir,
10.Cantumkan nomor urut tercetak,
11.Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa, yang hanya memerlukan jawaban “ya” atau
“tidak”, untuk menghemat waktu pengisian.
12.Susun formulir ganda, dengan :
- Menyisipkan karbon sekali pakai,
- Menggunakan karbon beberapa kali pakai,
- Kertas tanpa karbon (carbonless paper).
13.Pembagian zona.

Kapan formulir diperlukan???

1.Jika suatu kejadian harus dicatat,
2.Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali,
3.Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam dalam tempat yang
sama,
4.Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi.

Survey terhadap formulir…
Mengumpulkan data :
•Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri,
•Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari
formulir tersebut.

Penggolongan dokumen…
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi :
1.Dokumen sumber (source document),
2.Dokumen pendukung (supporting document atau corroborating document)